Secrétaire élu d’une instance représentative du personnel (CE, CCE, CHSCT, CSE…), vous êtes amené à produire des documents à valeur légale, qui requièrent une grande qualité d’écriture.
Le procès-verbal de vos réunions de comité d’entreprise ou de CHSCT est un de ces documents officiels impératifs. Cette restitution précieuse nécessite que vous y consacriez un temps que vous souhaiteriez mettre à profit pour d’autres tâches stratégiques plus urgentes.
En faisant appel à un prestataire extérieur :
1) le secrétaire de CE/CHSCT peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise en notes des échanges.
La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction du document. La prise de notes est un exercice périlleux, surtout lorsque le rédacteur du PV participe lui-même au débat. Il doit à la fois écouter, intervenir et noter la position des participants avec précision.
Le procès-verbal peut contenir soit l’intégralité des débats, soit une synthèse des débats et un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité ; une liberté d’appréciation est laissée au secrétaire du comité.
Si le choix d’un compte rendu intégral nécessite une prise de notes ardue et un enregistrement audio sur lequel se baser pour retranscrire intégralement les propos de chacun, le choix d’un compte rendu synthétique peut parfois conduire le secrétaire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela peut être l’objet de critiques de la part des intervenants s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés.
Après un certain délai, si la rédaction du compte rendu n’est pas faite dans la foulée de la tenue de la séance, il est difficile de se souvenir des propos des uns et des autres, et même de ses propres propos, sur la seule base d’une prise de notes.
CE/CHSCT : que doit contenir un PV et quelle forme peut-il prendre ?
Dans la pratique
CE/CHSCT et direction tendent de moins en moins vers un compte rendu intégral l’estimant d’utilisation peu aisée, car long et fastidieux de lecture. En outre, d’une utilisation peu pratique, le lecteur est tenu de procéder à un exercice de repérage et d’isolement des idées et éléments utiles parmi l’ensemble des propos retranscrits.
C’est pourquoi le compte rendu révisé est plus souvent retenu, dans la mesure où il condense et résume les débats et propos échangés. Pour autant, il reste néanmoins fidèle au découpage formel de la réunion en points d’ordre du jour et respectueux de l’ordre chronologique de déroulement. Pour cette raison, il sera soumis à l’approbation et fera office de procès-verbal.
Le compte rendu synthétique est le document le plus fréquemment demandé pour des raisons d’efficacité et de gain de temps. Il condense les points de l’ordre du jour, les propos tenus et les décisions prises avec le détail des votes. Cette synthèse est destinée à la fois à l’usage interne et à l’attention des salariés.
CE/CHSCT et direction s’accordent également sur la rédaction de deux épreuves : l’une contenant toutes les discussions de façon exhaustive (compte rendu in extenso ou révisé), destinée à l’usage interne des membres du comité – faisant foi et conservée à ce titre ; l’autre destinée au personnel, matérialisée sous la forme d’un relevé de décisions ou d’une synthèse, édulcorée des informations confidentielles et nominatives notamment.
2) le secrétaire de l’instance dispose d’un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations.
Un prestataire extérieur peut de droit enregistrer les réunions, avec les outils qui sont les siens, afin de restituer fidèlement dans le PV ce qui a été entendu et noté.
Le PV sera d’autant plus complet que la présence d’un rédacteur extérieur aux réunions des IRP a pour objet de dénommer les intervenants pour attribuer correctement à qui de droit les propos tenus, d’ajouter des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), et de faire ressortir la chronologie de celle-ci (heures de début de séance, de suspension et de fin…).
L’intérêt de faire appel à un rédacteur extérieur est de bénéficier d’un PV fidèle à l’esprit des échanges, en toute impartialité, de telle manière que les intervenants retrouvent précisément les idées exprimées en séance, et que quiconque n’ayant pas assisté aux réunions puisse les comprendre.
Des réticences sont souvent émises quant à l’enregistrement audio des séances, essentiellement de la direction. Les membres du comité craignent quant à eux que la Direction édulcore ou limite ses réponses, ou que cela altère ses décisions. Dans la pratique, l’enregistrement audio est très rapidement occulté. C’est un outil primordial pour restituer les propos de chacun et de ne pas se voir objecter un manque de neutralité.
Il faut savoir que la direction ne peut s’opposer ni à l’enregistrement des débats dès lors que la décision d’enregistrement est prise à la majorité des membres présents, ni à la présence d’un rédacteur, dès lors qu’il a une tâche purement matérielle et qu’il ne participe pas aux débats (Cassation criminelle, 30 octobre 1990, n° 87-83.665).
Pour pouvoir enregistrer les débats, le secrétaire du CE doit inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé, vote auquel l’employeur peut participer.
Ainsi l’accord du président du CE n’est pas nécessaire. Si une majorité se dégage en faveur de l’enregistrement des débats, ils seront enregistrés même si ce n’était pas le souhait de l’employeur, qui devra se soumettre à la loi de la majorité.
3) la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée.
De faire appel à un rédacteur extérieur vous permet de disposer d’un support livré selon vos échéances, prêt à être approuvé à la prochaine séance.
Dès l’ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative pourra demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions.
Le secrétaire doit obligatoirement tenir compte des observations faites avant l’adoption du procès-verbal par les membres du comité d’entreprise (dont le président), mais toutes les modifications avant l’adoption requièrent leur vote majoritaire.
4) le secrétaire de l’instance n’a plus à consacrer ses heures de délégation ou son temps libre à la rédaction des PV
Au-delà des aspects techniques, la rédaction d’un PV de CE, CCE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pendant les heures de délégation du secrétaire et ne permet pas de se consacrer à sa mission : l’accompagnement des salariés.
Même si cet exercice peut s’avérer difficile et chronophage, la loi ne prévoit pas de crédits d’heures supplémentaires pour la rédaction de PV, tout en concentrant la responsabilité sur un seul élu. En effet, les heures de délégation sont très vite épuisées, ne serait-ce et qui plus est par la rédaction du procès-verbal. Le secrétaire se voit bien souvent contraint de prendre sur son temps libre pour effectuer ce travail.
5) une réactivité et une souplesse accrue tout au long de votre mandature.
Un rédacteur est délégué sur site, le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris, Grand Ouest) pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus. Le rédacteur identifie les intervenants, restitue l’intégralité de leurs interventions, ajoute des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), fait ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin…), tout en enregistrant à l’aide de ses propres outils la séance. Il est également possible de travailler sur la seule base des enregistrements fournis, explique Florence Augustine, rédactrice et fondatrice de l’agence Au bonheur des Mots.
Un seul et même rédacteur prend en charge l’ensemble du processus, de la prestation in situ à la rédaction du compte rendu.
Pour aider les élus dans l’exercice de leur fonction, l’agence Au bonheur des Mots offre un éventail de solutions adaptées aux exigences de leur rôle.
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