Comité Social et Économique (CSE) : quels sont les moyens dévolus à la rédaction des PV de l’instance ?

Dans le cadre des ordonnances réformant le Code du travail, les Comités d’hygiène et sécurité et des conditions de travail (CHSCT), les Comités d’entreprise et les délégués du personnel doivent disparaître au profit d’une nouvelle instance unique : le Comité social d’entreprise (CSE).

Faisons un point complet sur ce qui change pour les PV de CE et PV de CHSCT avec les ordonnances Macron.

Dans les faits, il s’agit essentiellement de fusionner les instances représentatives au sein d’une délégation unique du personnel.

De prime abord, la concentration des mandats autour d’une délégation unique apparaît comme un moyen simple de réduire les coûts. En baissant tout d’abord drastiquement le nombre d’élus, mais aussi en dotant le CSE d’une seule personnalité morale et d’un seul budget, à l’image des CE.

Désormais, en cas de recours à une expertise, 20 % de la dépense seront ponctionnés sur le budget du CSE. Jusqu’alors, cette charge incombait uniquement à l’entreprise.

Actuellement, le budget d’un CE est divisé en deux lignes comptables, une pour le fonctionnement, l’autre pour les activités sociales et culturelles. Au niveau du CSE, cela fonctionnera à l’identique, sauf qu’il sera maintenant possible de faire passer l’excédent d’un budget vers l’autre. Ainsi, si un CSE paie pour la formation de ses membres ou diligente une expertise, c’est autant d’argent de moins à reverser vers le budget social de l’entreprise en fin d’exercice. « Il existe beaucoup de CE qui se focalisent surtout sur la mission sociale et culturelle et non sur la prérogative principale du CE, à savoir contrôler la bonne conduite de l’entreprise », dixit un expert auprès des instances représentatives du personnel.

Le CSE devra-t-il procéder à un choix cornélien : jouer pleinement son rôle de contrôle ou donner moins de chèques-cadeaux ?

Au vu de l’ampleur du nouveau mandat CSE, les représentants du personnel devront acquérir des compétences variées, techniques et rhétoriques, sur des sujets qui ne sont pas corrélés. En effet, les missions des CHSCT et des CE sont fondamentalement différentes. L’un se concentrant sur les conditions de travail, l’autre sur les questions économiques et sociales.

Pour rappel, le comité d’entreprise gère librement les activités sociales et culturelles de l’entreprise. Dans son rôle d’instance consultative, il est obligatoirement informé et consulté sur les questions relatives à l’organisation, la gestion, la marche générale de l’entreprise, la réduction des effectifs, la durée et l’organisation du temps de travail, les conditions d’emploi et la formation professionnelle, l’introduction de nouvelles technologies, l’évolution de l’emploi, les projets de licenciements, le plan de formation (exécution du plan de l’année précédente et projet de plan pour l’année à venir), la mise en œuvre des contrats et périodes de professionnalisation, du droit individuel à la formation, de l’égalité professionnelle…

Le CHSCT est, quant à lui, chargé des questions de santé et sécurité au travail. Il peut donc interroger l’employeur sur les conséquences pour la santé des collaborateurs de l’organisation du temps de travail ou des congés, la prévention des risques psychosociaux, etc. Il doit diligenter par exemple une enquête lorsqu’un cas de harcèlement a été signalé à l’employeur ou une expertise dans le cadre d’un constat d’un danger grave et imminent.

Les représentants du personnel ne sont, par nature, ni des sociologues ni des ergonomes. Pourtant, on leur demande de se prononcer sur l’innocuité de tel ou tel projet.

Si le recours à l’expertise est rendu plus difficile, ne serait-ce qu’en raison d’un aspect financier, dans ces conditions, les représentants du personnel se verraient entraver dans leur action.

La rédaction du procès-verbal incombe au secrétaire de l’instance

Une autre prérogative revient, quant à elle, au secrétaire de l’instance qu’est le CE ou le CHSCT : la rédaction du procès-verbal des séances.

Au-delà des aspects techniques, la rédaction d’un PV de CE, CSE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pendant les heures de délégation du secrétaire et ne permet pas de se consacrer à sa mission. La loi ne prévoyant pas déjà actuellement d’heures supplémentaires, la rédaction du PV est prise sur les heures de délégation et au-delà sur le temps personnel.

Actuellement, la jurisprudence admet que cette tâche puisse être externalisée. Aussi, la présence aux réunions de CE d’un sténotypiste ou d’un rédacteur extérieur à l’entreprise est-elle autorisée sans que l’employeur ait son mot à dire, dès lors que l’intéressé se contente de prendre des notes sans participer aux débats. Ce, sous réserve de l’accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990).

L’article L. 4612-9 du Code du travail dispose notamment que « le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail reçoit de l’employeur les informations qui lui sont nécessaires pour l’exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections […] ».

Quant aux moyens qui pourraient être spécifiques à la rédaction des PV de CHSCT, on peut se reporter aux précisions apportées par la circulaire n° 93-15 du 25 mars 1993 selon laquelle « ces moyens doivent notamment comprendre, au minimum, les moyens de dactylographie nécessaires, de reproduction, de transmission et de diffusion des procès-verbaux […] ».

La Cour de cassation a permis que le secrétaire du CHSCT puisse se faire assister par une sténodactylographe pour la rédaction du PV. Tout comme pour le secrétaire du CE, l’employeur ne peut s’y opposer, les juges ayant seulement exigé un accord majoritaire des membres du CHSCT.

Contrairement au CE, la loi ne prévoit pas de budget de fonctionnement pour le CHSCT. Les modalités de fonctionnement et l’organisation des travaux de l’instance doivent donc être discutées avec la direction et/ou avec le CE.

Dans la pratique, le CE ou la direction peuvent prendre en charge l’externalisation de la rédaction du PV de CHSCT. De plus, depuis la loi Rebsamen permettant de fusionner, dans les entreprises de moins de 300 salariés, CE et CHSCT dans une Délégation Unique du Personnel (DUP), il est devenu plus aisé de faire bénéficier le CHSCT des mêmes avantages que le CE en la matière.

Réforme du CE et création du CSE : quels changements pour les PV de réunion ?

Les PV de réunion sont-ils toujours obligatoires avec le CSE ? Qui rédige les PV de CSE ? Leur contenu doit-il changer ? Dans quel délai doivent-ils être rédigés ?

Le CE devient CSE

L’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, transforme le Comité d’entreprise (CE) en Comité social et économique (CSE). D’autre part, elle prévoit la disparition du CHSCT qui devient une commission au sein du CSE. Ces changements étant très importants, leur mise en place est prévue progressivement sur la période 2018-2020.

Le procès-verbal de réunion de Comité social et économique reste obligatoire

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique précise très clairement les règles applicables au procès-verbal du Comité social et économique (PV du CSE). Tout d’abord, le PV du CSE reste obligatoire. La règle ne change pas par rapport au PV de CE.

L’article L. 2315-34 stipule que les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues à l’alinéa de l’article L. 2312-15 ou, à défaut, par un décret.

À défaut d’accord prévu au premier alinéa de l’article L. 2315-34 (ci-dessus), l’article L. 2312-25 stipule que « les délibérations du comité social et économique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de quinze jours et communiqués à l’employeur et aux membres du comité ».

Le secrétaire rédige le PV de CSE, assisté, s’il le souhaite, d’une société spécialisée

Comme au sein du CE, c’est toujours le secrétaire du Comité social et économique qui est responsable de la rédaction du PV. De plus, le secrétaire du CSE a le droit de confier la rédaction du PV à une société extérieure spécialisée comme l’agence Au bonheur des Mots. C’est ce que le décret appelle « la sténographie des séances du Comité ». L’article D. 2315-27 du Code du travail issu du décret le précise clairement. Ainsi, il indique que : « L’employeur ou la délégation du personnel du Comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances ». L’employeur n’a pas le droit de s’opposer à cette décision. Autre précision importante : le rédacteur du PV est soumis à la même obligation de confidentialité que les membres du Comité.

Recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique :

L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.

« Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.

« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.

« Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier (cf. art. D. 2315-27).

Un délai de 15 jours pour la remise du PV, négociable par accord

L’article D. 2325-26 du Code du travail issu de décret fixe un délai de quinze jours pour la remise du PV à l’employeur : « A défaut d’accord prévu par l’article L. 2315-34, le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion. ».

Par ailleurs, il est important de noter que les délais restent négociables par accord entre le Comité et l’employeur.

« Dans le cadre de la consultation prévue à l’article L. 1233-30, le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans un délai de trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’un jour.

Un PV qui contient a minima le résumé des débats

Enfin, le décret relatif au CSE précise la forme que doit prendre le procès-verbal de la réunion. C’est l’article D. 2315-26 du Code du travail. Il indique que : « Le procès-verbal contient au moins le résumé des délibérations du Comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion ». Là encore, un accord entre l’instance et l’employeur peut fixer une autre règle. En tout état de cause, le procès-verbal devra être au moins une synthèse. À cet égard, faire appel à l’agence Au bonheur des Mots vous permettra d’obtenir une synthèse de qualité.

Pour autant, le secrétaire de l’instance aura tout loisir de préférer une compte rendu intégral.

En attendant la mise en place du CSE, les règles du PV du CE ou CHSCT ne changent pas

La mise en place du CSE se fait progressivement d’ici à 2020. En attendant, ce sont les règles actuelles qui s’appliquent en matière de PV de CE. Le recours à une société spécialisée comme l’agence Au bonheur des Mots est donc permis et la Direction n’a toujours pas le droit de s’y opposer.

Si la mise en œuvre du CSE vous concerne, il est bon de s’interroger si les moyens dévolus au CSE ont pris en compte la délégation de cette tâche.

En effet, en faisant appel à un prestataire extérieur :

• le secrétaire de l’instance peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise en notes des échanges ;
• il dispose d’un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations ;
• la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée, le PV étant basé sur l’enregistrement audio de la séance induisant un PV fiable et impartial ;
• il n’a plus à consacrer ses heures de délégation ou son temps libre à la rédaction des PV et il peut mettre à profit ses heures de délégation pour accompagner les salariés de l’entreprise ;
• le secrétaire de l’instance bénéficie d’une réactivité et d’une souplesse accrue tout au long de sa mandature, pouvant transmettre un compte rendu à approuver d’une réunion sur l’autre.

En l’absence de moyens, les heures de délégation seront sacrifiées à la rédaction du PV 

Alors que le procès-verbal de vos réunions est un de ces documents officiels impératifs, de déléguer cette tâche chronophage sera le meilleur moyen de vous concentrer sur vos fonctions qui se trouvent amplifiées par le regroupement des missions des trois instances.

Pour ce faire, les moyens dévolus au CSE doivent avoir pris en compte la délégation de cette tâche, au pire, les heures de délégation et/ou votre temps personnel seront de nouveau sacrifiés à la rédaction des PV.