Méthodologie de travail
La rédaction d’un compte rendu de réunion implique différentes étapes qui se déroulent avant, pendant et après la réunion.
Avant la réunion
Préparation : Avant la réunion, je me familiarise avec l’ordre du jour et les sujets qui seront abordés. Je m’assure de disposer des documents pertinents, tels que les précédents comptes rendus, les présentations ou les rapports qui seront discutés lors de la réunion afin de m’approprier les acronymes, le vocabulaire et les expressions, de bien comprendre le contexte et les objectifs de votre organisation.
Structure du compte rendu : Je détermine avec vous la structure du compte rendu en fonction de vos besoins et la forme rédactionnelle – compte rendu intégral optimisé, révisé ou synthèse.
Pendant la réunion
Vous enregistrez les interventions sur support numérique au format .MP3, .MPEG4.
Je vous assure de ma présence sur le lieu de votre réunion selon la zone géographique (région Centre, Paris, région parisienne, Grand Ouest) afin d’effectuer une prise de son à l’aide d’un enregistreur numérique si vous n’êtes pas équipé. En complément de l’enregistrement, je procède à une prise de notes du déroulé des interventions afin d’attribuer avec certitude les propos à leurs auteurs ou de repérer les idées principales à faire valoir dans le cas d’un procès-verbal, d’ajouter des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), faire ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin…).
Ma présence sur site permet de demander des éclaircissements aux participants ou de solliciter des précisions pour garantir l’exactitude des informations consignées (noms, sigles).
Après la réunion
À partir de la trame du compte rendu sur laquelle s’est effectuée la prise de notes, je procède à l’écoute de l’enregistrement de la réunion et rédige simultanément.
Une recherche documentaire est effectuée afin de m’assurer des termes techniques, des abréviations, des noms propres. Ainsi de restituer un compte rendu précis, induisant un nombre moindre de corrections de votre part.
En cas de doute sur l’orthographe d’un mot, d’un questionnement sur une intervention, d’un passage inaudible, un commentaire précise le repérage audio (heure :minute :seconde) du fichier son correspondant.
Révision et correction : une relecture attentive est menée pour corriger les éventuelles erreurs grammaticales, les fautes de frappe ou les incohérences.
Le compte rendu de réunion vous est transmis par courriel dans le délai convenu au préalable.
En visioconférence
Je vous assure de ma présence en visioconférence. En sus de l’enregistrement des débats, j’effectue une prise de notes de la réunion, du déroulement de la réunion.
Toutes les applications de visioconférences permettent d’enregistrer les échanges. Ainsi, vous me transmettez vos fichiers audio/vidéo, tous les documents utiles à la rédaction des échanges (ordre du jour, émargements, présentations).
Les bonnes pratiques
Je vous recommande de suivre quelques règles pour le bon déroulement de la réunion, la compréhension des uns et des autres :
- Demander aux participants d’éviter d’être à contre-jour
- D’éteindre leurs téléphones afin de limiter les interférences, les télés pour éviter les bruits de fond
- Faire un tour de table pour une présentation de chaque participant, notamment pour ceux qui n’utilisent pas de caméra
- De couper les microphones quand ils n’interviennent pas afin d’éviter les échos.
- De veiller que les participants n’interviennent pas simultanément.