Le rôle essentiel du secrétaire du Comité Social et Économique (CSE)

Le secrétaire du Comité Social et Économique (CSE) joue un rôle central et essentiel au sein de cette instance représentative du personnel. Chargé de diverses responsabilités administratives, organisationnelles et de communication, le secrétaire du CSE contribue à assurer le bon fonctionnement de l’instance.

Qui peut être secrétaire du CSE ?

Tout membre élu titulaire du CSE peut présenter sa candidature au poste de secrétaire. Ce dernier est désigné par les élus titulaires, en même temps que le trésorier. Le président (l’employeur), le secrétaire et le trésorier constituent le bureau du CSE. Le plus souvent, le bureau est désigné au cours de la première réunion du CSE qui suit les élections professionnelles de ses membres.

L’élection du secrétaire du CSE peut avoir lieu soit par un vote à main levée, soit par bulletins secrets. La majorité absolue est requise pour que le secrétaire soit élu.

Le secrétaire du CSE peut être épaulé dans ses missions par un secrétaire adjoint, ou même plusieurs adjoints. Même si la désignation de ce dernier poste n’est pas une obligation, elle s’avère souvent nécessaire en particulier dans les grandes entreprises compte tenu des missions très étendues et variées du secrétaire du CSE. Le secrétaire adjoint peut, lui, être désigné parmi les membres élus suppléants du CSE.

Quels sont les moyens attribués au secrétaire du CSE ?

En tant que membre élu titulaire du CSE, le secrétaire dispose d’heures de délégation, ni plus ni moins que les autres membres du CSE. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale, il peut bénéficier d’un quota d’heures de délégation supplémentaires dédiées à ses missions de secrétaire à condition que celles-ci soient mentionnées dans le protocole d’accord préélectoral, accord qui résulte d’une négociation avec l’employeur demandée par une ou plusieurs organisations syndicales de l’entreprise.

Comment destituer le secrétaire du CSE ?

Il peut être destitué par le CSE, à la majorité des membres titulaires présents ou représentés. La destitution doit être prononcée pour des motifs graves tels que une faute grave dans l’exercice de ses fonctions, une incompatibilité avec ses fonctions, un manquement à ses obligations.

Voici un tour d’horizon des principales attributions attachées au poste de secrétaire.

Organisation et préparation des réunions ordinaires et extraordinaires

Le secrétaire du CSE est responsable de l’organisation des réunions. Cela comprend la fixation des dates, la préparation de l’ordre du jour, la collecte des informations pertinentes et la coordination avec les membres du CSE et l’employeur. Le secrétaire veille également à ce que tous les documents nécessaires soient distribués en amont de la réunion afin que les membres puissent se préparer adéquatement.

Si l’on imagine le secrétaire du CSE animateur des réunions préparatoires, lors des réunions plénières (ordinaires/extraordinaires), c’est le président qui en est l’animateur (employeur ou son représentant).

Le secrétaire du CSE établit l’ordre du jour des réunions

L’une des principales missions du secrétaire du CSE est d’établir avec le président de cette instance qui est l’employeur l’ordre du jour de chaque réunion du CSE. Cette fonction consiste à lister précisément les sujets qui devront être abordés lors des réunions, car tous les sujets non prévus dans cet ordre du jour ne pourront pas être évoqués.

Le secrétaire du CSE doit envoyer l’ordre du jour à tous les élus du CSE au moins trois jours avant la date de la réunion afin qu’ils puissent préparer leurs éléments de discussion.

Avec cette mission, le secrétaire du CSE est le porte-parole des autres élus du CSE qui lui font remonter au préalable toutes leurs attentes et questions à évoquer.

La phase d’établissement de l’ordre du jour des réunions du CSE doit être dûment abordée lors d’une réunion préparatoire.

D’expérience, la qualité et la précision d’un ordre du jour, la préparation des points à exposer sont indissociables de la rédaction du PV de CSE.

Rédaction des procès-verbaux

La rédaction du procès-verbal des réunions officielles du comité social et économique relève de la responsabilité exclusive du secrétaire désigné, à cet effet, par le Code du travail.

Le secrétaire doit alors, pendant la réunion, à la fois participer aux débats, prendre part au vote, rendre compte des choix faits par le bureau, veiller à ce que le président respecte le bon déroulé de la réunion, etc. et prendre des notes pour permettre ensuite la rédaction du procès-verbal.

En effet, il doit enregistrer avec précision les discussions, les décisions prises et les actions prévues. Les procès-verbaux servent de référence pour les membres du CSE, les représentants du personnel et l’employeur. Le secrétaire s’assure de la clarté et de l’exactitude des comptes rendus, en veillant à ce qu’ils soient complets et conformes aux réglementations en vigueur.

De plus, le Secrétaire du CSE doit transmettre le procès-verbal de chaque réunion aux autres membres, y compris le président, dans des délais bien déterminés. Ces délais sont aménageables par accord. Par défaut, ils s’élèvent à 15 jours (article D. 2325-3-1 du Code du travail) et à 3 jours en cas de consultation sur un projet de licenciements économiques (article L. 1233-30 du Code du travail).

Approbation du procès-verbal de réunion

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il ne faut pas oublier en début de réunion de procéder systématiquement à l’approbation du procès-verbal de la précédente réunion. Si le président ne le fait pas de lui-même, il appartient au secrétaire comme aux autres membres du comité de demander au président l’organisation du vote d’une résolution visant à l’adoption de ce procès-verbal.

Diffusion du procès-verbal de réunion

Après son adoption, le Secrétaire du CSE procède à la diffusion du procès-verbal aux salariés en fonction des modalités précisées par le règlement intérieur du CSE.

Communication et diffusion des informations

Le secrétaire du CSE joue un rôle clé dans la communication entre les membres du CSE, les représentants du personnel et l’employeur. Il est chargé de diffuser les informations pertinentes aux différents acteurs, en s’assurant que les échanges d’informations sont fluides et transparents. Cela peut inclure la transmission des décisions prises lors des réunions, la coordination des actions avec d’autres instances ou la circulation d’informations importantes pour les salariés.

Archivage et gestion des documents

Le secrétaire est responsable de l’archivage et de la gestion des documents relatifs aux activités du CSE. Il doit veiller à ce que tous les documents importants, tels que les procès-verbaux, les rapports, les accords collectifs, les échanges de correspondance, etc., soient conservés de manière ordonnée et accessible. Cela permet d’avoir un historique des décisions prises, des actions engagées et des sujets abordés, facilitant ainsi le suivi et la référence future.

Assistance et soutien aux membres du CSE

Le secrétaire du CSE est également un point de contact et d’assistance pour les membres de l’instance. Il les accompagne dans leurs démarches administratives, les aide à comprendre les règles et les procédures, et répond à leurs questions concernant le fonctionnement du CSE. Le secrétaire peut apporter un soutien précieux dans l’interprétation des textes législatifs, des conventions collectives et des accords d’entreprise.

Respect des prérogatives du CSE

Le secrétaire veille au respect des prérogatives du CSE conformément aux réglementations en vigueur. Il s’assure que le CSE dispose des informations et des moyens nécessaires pour mener à bien ses missions, notamment en matière de consultation, d’information, d’examen des comptes, d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Une interface privilégiée

Le secrétaire est aussi le membre du CSE qui entretient des relations privilégiées avec l’employeur et la direction de l’entreprise. Dans ce sens, il est une interface primordiale pour les salariés et les membres élus du CSE. De la même manière, il est l’interlocuteur de nombreux organismes comme l’inspection du travail, la médecine du travail, etc.

Le rôle du secrétaire du CSE est indispensable pour assurer le bon fonctionnement de cette instance représentative du personnel. En assumant des responsabilités administratives, organisationnelles et de communication, le secrétaire contribue à faciliter les échanges, à garantir la transparence, à soutenir les membres du CSE dans l’exercice de leurs missions et à la représentation des salariés.