Tous les secrétaires de CSE peuvent en témoigner : la rédaction des procès-verbaux est une corvée et une responsabilité. En effet, il est difficile de participer activement à des débats ou les mener si vous devez noter les échanges en même temps. À moins d’avoir une mémoire d’éléphant, si vous envisagez un compte rendu exhaustif, la tâche ne sera possible qu’en s’appuyant sur un enregistrement audio. Et en tant que document destiné à l’ensemble des salariés, le PV se doit d’être clair, bien rédigé, exhaustif et fidèle… bref, vous en avez pour des heures, d’autant si vos réunions vont au-delà d’une journée et si vous souhaitez pour celles-ci deux formats rédactionnels.

De plus dans certaines entreprises, le temps de délégation s’est peut-être vu amputé de plusieurs heures de délégation…

Que faire dans le cas présent ?


Pour rappel

Le PV doit être établi dans le délai prévu par accord d’entreprise ou par accord entre l’employeur et le CSE.

À défaut d’accord, le PV de réunion doit être rédigé par le secrétaire et communiqué à l’employeur et aux autres membres du CSE dans les 15 jours suivant la tenue de la réunion. En revanche, si une autre réunion est prévue avant la fin de ce délai de 15 jours, le PV doit être établi avant la date de cette autre réunion.

Des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières :

  • 3 jours en cas de consultation sur un projet de restructuration ou de licenciement collectif pour motif économique ;
  • 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire de l’entreprise.

À l’issue de ce délai, le secrétaire doit transmettre le PV à l’employeur pour qu’il puisse faire part de ses décisions et observations lors de la réunion du CSE suivante.


La loi prévoit que la rédaction du PV de CSE peut être confiée à un prestataire externe. Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 précise les contours de son intervention :

Article D. 2315-27 – « L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.

Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.

« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique. ».

Remarque :

Le procès-verbal (PV) de réunion permet de démontrer que l’employeur a ou non respecté ses obligations en matière d’informations et consultations du CSE. Il a une valeur juridique et permet ainsi de garder en archives des décisions du comité social et économique (CSE). En cela, la responsabilité du secrétaire n’est plus à démontrer.

Alors le recours à un prestataire pour la rédaction des PV est non seulement légal mais recommandé.

Il se trouve que vous n’avez été pas élu(e) pour gratter du papier, sacrifier vos heures de délégation ou pire votre temps personnel. Pour autant, le secrétaire de CSE qui confie la rédaction de ses PV, n’en reste pas moins responsable. Le choix d’un prestataire de qualité est donc impératif pour s’assurer qu’élus comme la Direction n’aient à effectuer que des corrections à la marge et que le projet de PV puisse être soumis rapidement à l’approbation et puis publié pour les salariés.

Ainsi les délais ont plus de chance d’être respectés !

À PROPOS DU CLIENT

Jean-Luc Macke est consultant IT dans une grande ESN basée en France et en Europe, spécialisée dans le conseil en technologies (TIC, sécurité des systèmes d’information, cloud computing, big data) et en management pour les entreprises.

En 2018, Jean-Luc Macke était secrétaire du CHSCT Régions qui était composé de 4 membres, dont 1 par région.

En 2020 à la mise en place du comité social et économique (CSE), Jean-Luc Macke est élu secrétaire. Le CSE est composé de 21 élus titulaires. Il propose des activités socioculturelles à ses 1 750 salariés.

La CSSCT est composée, elle, de 5 membres élus.

Dans le cadre du CHSCT Régions, le Secrétaire a exprimé le souhait d’avoir un compte rendu révisé en style indirect, nominatif. Il sera accompagné d’un relevé de décisions non nominatif pour les élus du CHSCT. Une présence sur site était assurée quand la réunion se déroulait sur le site de Nantes, lieu de travail du secrétaire du CHSCT.

Les PV du CSE et comptes rendus de la CSSCT prennent la forme d’un compte rendu intégral à la 1re personne et d’un relevé de décisions en style indirect, non nominatif pour les élus, le Président et la représentante des Affaires sociales. Il devient nominatif pour les élus qui l’ont exprimé en séance et les différents intervenants invités à la plénière du CSE.

Connaissant une bonne partie des intervenants, il a été convenu d’assurer la prestation à partir des fichiers vidéo MP4 (produits avec l’enregistrement Google Meet puis partagés avec le prestataire) qui permettent, du reste, de dénommer et valider l’identité des intervenants.

Florence Augustine : Qu’est-ce qui vous a motivé de faire appel dans le cadre du CHSCT à un freelance ?

Jean-Luc Macke : En tant que secrétaire du CHSCT Régions, j’ai été amené à rédiger des PV sur mon temps personnel.

Florence Augustine : La rédaction des PV des séances relève des prérogatives du secrétaire du CSE. Pourquoi avoir choisi de nouveau de déléguer cette tâche (durée des réunions, format rédactionnel attendu ou autre motif) ?

Jean-Luc Macke : Le temps de délégation a été revu à la baisse lors de la négociation de l’accord de dialogue social. Comme en tant que secrétaire du CHSCT Régions, j’ai été amené à rédiger des PV sur mon temps personnel, il était donc hors de question sur des réunions CSE qui peuvent durer 2 jours que j’y consacre du temps plus que la normale.

Et comme chacun sait, l’animation, le suivi des débats ne peuvent pas être faits en parallèle d’une bonne prise de notes.

Florence Augustine : Qu’est-ce qui vous a motivé dans le cadre du CSE de faire appel à une freelance plutôt qu’à une société de transcription ou à une entreprise adaptée ?

Jean-Luc Macke : Nous avons une mission handicap, et la participation de certains membres à cette mission nous a sensibilisé au sujet. C’est pour cette raison que nous avons fait appel dans un premier temps à une entreprise adaptée.

Nous avons effectué un premier appel d’offres, et nous nous sommes vite rendu compte que la société retenue sous-traitait en fait à des indépendantes avec certaines fois des contresens sévères.

Nous avons donc effectué un deuxième appel d’offres et avons retenu l’indépendante qui avait déjà œuvré dans le cadre du CHSCT Régions dès 2018.

Florence Augustine : Si vous aviez à recommander de faire appel à un prestataire externe à un secrétaire de CSE, quel(s) avantage(s) mettriez-vous en avant ?

Jean-Luc Macke : Contrairement à une entreprise et pour laquelle les rédacteurs-trices peuvent « tourner » et de fait rédiger des contresens, travailler avec une indépendante permet d’être entièrement dédiée à nos problématiques, pour en comprendre le langage, les acronymes, les sujets sensibles, les subtilités pour à la fin produire un travail quasi parfait et optimiser ainsi le temps du circuit de remarques, à la fois côté élus du CSE mais aussi celui de la Direction.

Les gagnants sont multiples : le secrétaire, les élu.e.s, la Direction, et enfin les salarié.e.s.

Ce n’est pas le moindre des avantages, mais le fait d’isoler graphiquement parlant les décisions/actions prises nous permet d’enrichir et suivre notre tableau de suivi et relancer la Direction sur les points toujours en attente et alimenter ainsi nos ordres du jour jusqu’à l' »épuisement » des points.

Florence Augustine : Comment qualifiez-vous la relation que vous avez avec Florence Augustine (Au bonheur des Mots) durant ces années de collaboration ?

Jean-Luc Macke : Le temps a créé la confiance ! Pour preuve, nous serions capables de ne pas lire les PVs produits et lui faire entièrement confiance pour les publier tels quels sans risque d’erreurs !

Il m’est même arrivé de lui demander la production d’un PV « hyper sensible » sans attendre le délai contractuel des 15 jours. Et je l’en serai toujours reconnaissant !

Elle nous a aussi proposé l’horodatage (repère chronologique/timestamp par rapport au fichier MP4 et marqué dans le PV et le Verbatim) et une ou deux fois, cela nous a été très pratique !

Florence Augustine : Si vous aviez à recommander à un secrétaire de CSE de faire appel à Florence Augustine (Au bonheur des Mots), quel avantage n° 1 mettriez-vous en avant ?

Jean-Luc Macke : La qualité de sa production : les remarques de post-relecture sont infimes ! Et enfin pour la direction c’est aussi un gage de neutralité.

La rédaction du PV est à la main du Secrétaire de l’instance

Si le CSE fait le choix de recourir à un prestataire externe, le Secrétaire du CSE conserve la charge légale qui lui incombe vis-à-vis du procès-verbal. Il est responsable du contenu et de la diffusion du PV dans l’entreprise, il doit donc veiller à relire et corriger le procès-verbal quand il est rédigé par un prestataire externe.

Rédiger un PV est une activité chronophage soumise à des délais incompressibles. L’externaliser permet de gagner du temps tout en ayant la garantie que le rédacteur de débats fournira un travail en adéquation avec les exigences du Secrétaire de CSE, CCE, CSSCT, CTE (comité technique d’établissement), ou de toute autre instance (conseil municipal, conseil d’administration, assemblée générale).

Le rédacteur de débats s’adapte à la demande du Secrétaire de CSE et à ses exigences, qu’elles soient typographiques, formelles ou de toute autre nature.

En s’adaptant à la demande du client, sur-mesure, le rédacteur est capable d’effacer les marques d’oralité, de reformuler des propos dans un langage plus soutenu, de proposer des documents concis et d’organiser et hiérarchiser l’information.

Le recours à un prestataire externe est également un gage d’indépendance dans la mesure où il fait preuve de neutralité et de déontologie dans l’exercice de sa fonction.

SOLUTION POUR LE CLIENT

  • Une prestation adaptée à son besoin

Un compte rendu intégral idéal pour l’archivage ; un relevé de décisions qui reprend les positions des parties prenantes à la réunion et les décisions entérinées, adapté à une diffusion vers les salariés.

  • Simplicité de fonctionnement

À l’issue de la séance, le secrétaire partage sur le Drive ou par mail les enregistrements audio, l’ordre du jour, le résultat des votes, les fichiers relatifs aux points abordés ou aux présentations faites en séance. Sous 15 jours ouvrés, le projet de PV est adressé au Secrétaire du CSE/référent de la CSSCT ou au secrétaire de séance.

  • Fiabilité

Une solution qui permet de présenter à la Direction et aux élus des projets de comptes rendus et de PV neutres et complets, véritable reflet de ce qui s’est débattu en séance.

  • Aides à la relecture

Avant l’envoi du projet de compte rendu/PV et du relevé de décisions, par mail ou téléphone, un point est effectué avec le Secrétaire du CSE/référent de la CSSCT, ou le secrétaire de séance, si besoin, pour lever les doutes éventuels quant à l’identité et la qualité des intervenants ou des personnes évoquées lors de la séance, les sigles et acronymes utilisés lors des débats, ou encore tout propos faiblement compréhensible ou audible sur l’enregistrement audio.

RÉSULTAT

Des échanges restitués dans leur intégralité avec une juste dénomination des intervenants.

Un relevé de décisions/actions qui rend compte des positions des parties prenantes, des actions menées ou à venir, en toute impartialité.

Qui finance ?

Dans le cadre du premier appel à prestation, la prestation de rédaction des PV du CHSCT a été financée sur le budget de fonctionnement du CE. Dans le cadre du second appel à prestation, le CSE utilise son budget de fonctionnement pour financer à la fois la rédaction des PV du CSE et la rédaction des comptes rendus de la CSSCT.

Si la proposition de recours à un prestataire externe recueille un avis favorable, l’entreprise peut néanmoins choisir de participer à son financement. Ce choix peut être motivé par la nature légale du document et son importance en matière de dialogue social.

Besoin de dégager plus de temps pour vos prérogatives ?

Envie de déléguer la rédaction des PV de séance car cette tâche est chronophage ?

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Website Comments

  1. Bernard
    Répondre

    L’idée de faire appel à un prestataire externe est très intéressante et semble être une solution intelligente pour alléger le fardeau de cette responsabilité. Super article, merci pour les informations !

    • FlorenceAugustine
      Répondre

      Merci de votre lecture. En effet, c’est une solution qui présente plusieurs avantages à l’égard de cette tâche dévoreuse d’heures de délégation pour le secrétaire du CSE.

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