En tant que rédactrice de débats, je me rends sur site, le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris, Grand Ouest) pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus, quand le type de manifestation le requiert.
Au-delà d’enregistrer par mes soins la réunion, l’objet est notamment d’ajouter des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), faire ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin…).
Si les confinements en raison de la crise sanitaire ont raréfié la présence sur site, la possession de passes sanitaires va sans doute permettre de revenir à un mode nominal.
Le plan de table est l’un des outils fondamentaux du rédacteur de comptes rendus. Vous avez soigné votre arrivée chez le client, vous êtes correctement installé dans la salle et avez procédé aux vérifications du matériel d’enregistrement. Maintenant, comment établir un plan de table efficace ? Voici un passage en revue de différentes techniques.
Le plan de table en réunion, une tâche cruciale…
Afin d’identifier clairement qui prend la parole au sein d’une réunion, un plan de table est obligatoire. Cette étape consiste à noter les prénom, nom et fonction de l’ensemble des participants au fur et à mesure de leur arrivée, en relevant leurs emplacements dans la salle de réunion. Veillez à bien noter les orthographes exactes des noms des participants, en leur demandant de les épeler si nécessaire. Cet acte préparatoire est si crucial que vous devez demander (poliment) au client de différer le début de la réunion si votre plan de table n’est pas prêt : quelques explications vous permettront de lui faire comprendre que vous ne pourrez pas réaliser une prestation correcte sans disposer de cet outil.
… à ne pas déléguer
Il peut arriver que le client vous aide à établir le plan de table, en vous présentant chacun des participants. Néanmoins, le plus souvent, il vous reviendra de vous débrouiller par vous-même, sans attendre un hypothétique plan de table promis par le client à votre arrivée en réunion…
Chevalets ou non ?
Dans certaines réunions, des chevalets comportant les noms des participants peuvent être utilisés par le client.
Cet outil, qui peut sembler de prime abord très utile, peut constituer en fait un piège pour le rédacteur si chaque participant ne se positionne pas forcément derrière le chevalet correspondant à son nom, et il arrive que les participants déplacent les chevalets préalablement installés. Eh oui les clients sont des farceurs !
Anticipez en demandant au client une liste des intervenants potentiellement présents. Réalisez vous-même vos chevalets – ce qui écarte la surprise à l’arrivée que le client les ait oubliés, ou que écrits dans une trop petite taille de police, ils ne permettent pas de lire le nom de l’intervenant au fond de la salle. Aidé de votre plus beau sourire, demandez aux intervenants de décliner leur identité au fur et à mesure de leur arrivée et placez les chevalets devant eux.
Noter vite, mais bien
Vous disposez parfois d’un temps relativement court pour réaliser votre plan de table. Il peut s’avérer utile d’avoir au préalable imprimé la liste des présents et absents de la réunion précédente, afin d’identifier plus rapidement un nom propre peu audible. Vous pouvez également ajouter les abréviations que vous allez utiliser dans votre prise de notes, correspondant à chaque intervenant.
La cravate bleue est demandée
Il existe des situations où vous allez avoir besoin, en plus des noms, de noter quelques signes distinctifs pour être certain d’identifier l’orateur : les longues tables et les arrivées de participants en cours de réunion.
Dans le premier cas, il vous sera parfois malaisé de repérer les participants installés sur la même rangée que vous. Environ tous les cinq participants, ajoutez un repère sur votre plan de table, par exemple « M. Doumier – cravate bleue ». Dans le second cas, si une personne arrive en cours de réunion, notez un signe distinctif (« chemise verte ») puis demandez-lui son identité à la première occasion (pause ou fin de réunion) ou directement au Secrétaire.
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