Le comité d’entreprise doit être réuni, sur convocation du chef d’entreprise, au moins tous les mois dans les entreprises de 150 salariés et plus, au moins tous les deux mois dans les entreprises de moins de 150 salariés. Le temps passé en réunion n’est pas imputé sur le crédit d’heures alloué.

Pour rappel, le comité d’entreprise gère librement les activités sociales et culturelles de l’entreprise. Dans son rôle d’instance consultative, il est obligatoirement informé et consulté sur les questions relatives à l’organisation, la gestion, la marche générale de l’entreprise, la réduction des effectifs, la durée et l’organisation du temps de travail, les conditions d’emploi et la formation professionnelle, l’introduction de nouvelles technologies, l’évolution de l’emploi, les projets de licenciements, le plan de formation (exécution du plan de l’année précédente et projet de plan pour l’année à venir), la mise en œuvre des contrats et périodes de professionnalisation, du droit individuel à la formation, de l’égalité professionnelle…

Le CHSCT a pour mission de se prononcer sur les conditions de travail et les risques professionnels, il contribue à la protection de la santé et de la sécurité des salariés ainsi qu’à l’amélioration des conditions de travail.

Ces IRP tiennent, dans la pratique, des réunions pour la plupart mensuelles pour les CE, trimestrielles pour les CHSCT, la périodicité des réunions variant selon l’effectif de l’entreprise.

L’établissement d’un PV est rendu obligatoire par l’article R. 434-1 du Code du travail, qui met sa rédaction à la charge du secrétaire du comité, quel que soit l’objet de la réunion.

L’établissement d’un compte-rendu doit constituer une image parfaitement fidèle et précise de la réunion et peut par conséquent servir de document de travail pour les participants. Votre PV est-il assez « solide » pour constituer une preuve de poids dans le cadre d’une action en justice (licenciement d’un salarié protégé, PSE…) ? Il ne peut faire référence en cas de contestation devant les tribunaux, l’inspection du travail, s’il est basé sur quelques notes. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi. Pour le moins, il doit revêtir la forme la plus proche du compte rendu exhaustif, et être pour ces raisons signé à la fois par le président de séance et le secrétaire, et doit être soumis à approbation par l’instance lors de sa réunion suivante.

Des heures de délégation sacrifiées à la rédaction du PV

illustration_article_secretaire_valeur_ajouteeSi la loi donne une compétence exclusive au secrétaire du comité pour l’établissement des procès-verbaux, elle ne lui donne cependant pas de moyens particuliers. La rédaction du procès-verbal fait partie de ses fonctions indemnisées au titre du crédit d’heures ; elle doit être imputée sur ce temps.

La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction du document. La prise de notes est un exercice difficile, surtout lorsque le rédacteur du PV participe lui-même au débat. Il doit à la fois écouter, intervenir, noter la position des participants avec précision, attribuer sans erreur à qui de droit les propos tenus. Quant à la rédaction du document, elle nécessite une excellente maîtrise de la langue française pour retranscrire de manière précise et impartiale l’ensemble des propos tenus.

Au-delà des aspects techniques, la rédaction d’un PV de CE, CCE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pendant les heures de délégation du secrétaire. Le temps dévolu à cette tâche ne permet pas à ce dernier de se consacrer à sa mission : l’accompagnement des salariés.

Le contenu du PV

Le procès-verbal peut contenir soit l’intégralité des débats, soit le résumé des discussions ; une liberté d’appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l’administration, l’employeur ne peut s’opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Mais le secrétaire du comité peut choisir que le procès-verbal soit une synthèse des débats et ne contienne qu’un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Ce choix peut parfois le conduire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela pourra être l’objet de critiques de la part des intervenants s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte-rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de s’opposer à sa diffusion.

Avantages à déléguer la rédaction du PV des réunions

Le secrétaire est en effet autorisé à se faire assister ou même remplacer par un rédacteur, sténotypiste ou secrétaire extérieure à l’entreprise, sous réserve de l’accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990).

En faisant appel à un prestataire extérieur :

  • le secrétaire de CE/CHSCT peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise en notes des échanges ;
  • il dispose d’un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations ;
  • la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée ;
  • les délais de livraison pour l’approbation du compte rendu d’une réunion sur l’autre sont maîtrisés.

Comment faire rédiger un PV de CE ou de CHSCT ?

L’agence Au bonheur des Mots rédige les procès-verbaux de réunions des instances représentatives paritaires telles que comités centraux d’entreprise, comités d’entreprise et d’établissement, CHSCT dans une variété de « formats » depuis la retranscription mot à mot jusqu’au compte rendu synthétique, de telle manière que les intervenants retrouvent précisément les idées exprimées en séance, et que chacun puisse les lire sans difficulté même sans avoir assisté aux réunions.

« Un rédacteur est délégué sur site, le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris, Grand Ouest) pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus. Le rédacteur identifie les intervenants, restitue l’intégralité de leurs interventions, ajoute des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), fait ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin…), tout en enregistrant à l’aide de ses propres outils la séance. Il est également possible de travailler sur la seule base des enregistrements fournis », explique Florence Augustine, rédactrice-transcriptrice.

Des réticences sont souvent émises quant à l’enregistrement audio des séances, essentiellement de la direction. Les membres du comité craignent quant à eux que la Direction édulcore ou limite ses réponses, ou que cela altère ses décisions. Dans la pratique, l’enregistrement audio est très rapidement occulté. C’est un outil primordial pour restituer les propos de chacun et de ne pas se voir objecter un manque de neutralité.

« Mon métier est de rendre compte par écrit, en restant fidèle à l’esprit des échanges, en toute impartialité », rappelle Florence Augustine. Je peux tout entendre et tout lire, la confidentialité est une règle d’art. »

Une forme de PV adaptée à votre instance

L’intérêt d’un compte rendu est de restituer l’intégralité des échanges, avec un niveau de reformulation plus ou moins élevé selon la forme choisie :

  • un compte rendu intégral « in extenso » (18 à 22 pages/heure) des propos dans leur plus stricte réalité, en style direct, garant de l’objectivité de la transcription. Seules les marques d’hésitations et/ou les erreurs de syntaxe sont corrigées et/ou supprimées.
  • un compte rendu révisé (12 à 14 pages/heure) dont toutes erreurs de syntaxe, répétitions de phrases, formes d’hésitations et onomatopées sont exclues pour une meilleure compréhension. Le texte est allégé des répétitions, des phrases inachevées n’apportant pas de précision utile.
  • une synthèse (4 à 6 pages/heure) des échanges entre les élus et la direction, tout en suivant l’ordre du jour. Les propos accessoires, ou considérés hors sujet, sont supprimés. Ce format est souvent choisi pour une communication rapide et efficace ; la synthèse peut venir en complément du compte rendu in extenso ou révisé qui reprendra l’intégralité des débats.
  • un relevé de décisions dans lequel les débats et interventions sont abrégés et où l’accent est mis sur les orientations ou décisions prises. Destiné aux salariés, il est élaboré en parallèle d’un compte rendu intégral ou révisé, destiné à l’usage interne du comité d’entreprise.

Adoption du PV

Dans la pratique, le secrétaire transmet une copie du procès-verbal à l’employeur ainsi qu’à tous les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, le plus rapidement possible, en principe avant la réunion suivante.

Dès l’ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative peut demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions. C’est un ou deux mois plus tard (selon l’effectif de l’entreprise et la périodicité des réunions) que le procès-verbal revient en discussion devant les membres du comité (sauf réunion extraordinaire demandée par les membres du comité). Ce n’est qu’après l’adoption définitive du procès-verbal, modifié ou non, qu’il peut être diffusé.

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