De l’importance de bien préparer l’ordre du jour de la réunion du CSE

L’ordre du jour fixe les futurs points qui seront abordés par les participants aux réunions plénières du comité social et économique. Il est arrêté conjointement par le secrétaire et le président. Le secrétaire doit donc se préparer avant de partir négocier cet ordre du jour. Un bon ordre du jour préfigure une réunion réussie !

Le contenu de cet ordre du jour revêt une grande importance car il détermine le cadre des échanges lors de la réunion à venir.

Associez les membres du CSE

Toutefois, pour préparer un ordre du jour répondant au mieux aux besoins du comité, il est important que le secrétaire associe à sa préparation les autres membres du CSE ainsi que l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Privilégiez la réunion préparatoire pour l’ébauche de l’ordre du jour

Cette préparation collégiale de l’ordre du jour est souvent réalisée à l’occasion d’une réunion préparatoire à la réunion plénière organisée au sein du local du CSE ou en visio.

L’organisation systématique de réunions préparatoires avant la fixation de l’ordre du jour est parfois inscrite dans le règlement intérieur du comité, imposant ainsi au secrétaire d’écouter et de débattre avec tous les élus. Ainsi chacun est ainsi informé au plus tôt des problématiques susceptibles d’être abordées lors de la prochaine réunion et de s’y préparer.

S’il est difficile d’organiser une réunion préparatoire avec tous les membres de l’instance, charge au secrétaire de demander aux membres du comité s’ils ont des sujets qu’ils aimeraient voir inscrits à l’ordre du jour de la prochaine réunion de comité.

Il revient aux élus de l’instance d’utiliser les différents moyens à leur disposition (local CSE, permanences, adresse mail spécifique au comité) pour recueillir les interrogations, les doléances des salariés, les rencontrer sur leurs heures de délégation.

Sur tous les sujets proposés, il appartient néanmoins au secrétaire d’en faire le tri et de conserver les sujets entrant dans le champ de compétences du comité et dont la présentation lors de la prochaine réunion est opportune.

Dans le cadre de cette préparation, il faut vérifier le calendrier des procédures d’information-consultation obligatoires récurrentes et inscrire celles arrivées à échéance, demander au président s’il n’y aura aucun changement des conditions de travail ou de l’entreprise nécessitant une consultation préalable du comité, vérifier avec les autres membres si le comité n’a pas de délibérations à adopter (ASC, règlement intérieur du comité, dépenses, missions, achats).

Certaines consultations ou remises d’information doivent être réalisées par l’employeur selon une fréquence imposée par un accord d’entreprise, ou à défaut par le Code du travail. Pour aider le secrétaire à suivre le respect de ces fréquences, il est conseillé de rédiger un document récapitulant le calendrier de ces informations et consultations périodiques en commun avec l’employeur.

Le planning figurant dans ce document doit permettre de répartir sur l’année les différentes procédures d’information-consultation récurrentes en tenant compte du calendrier propre à l’entreprise (en particulier la date d’arrêt des comptes et la date de production du plan de formation).

Le planning peut aussi intégrer les résolutions nécessaires au fonctionnement interne du comité : remise et validation des budgets, approbation des comptes du comité, points d’étape sur la gestion des activités sociales et culturelles, etc.

L’importance de l’ordre du jour

L’ordre du jour doit contenir tous les sujets à débattre lors de la réunion à venir. Si des points n’y figurant pas sont évoqués au cours de cette réunion par les élus, le président est en droit de rejeter tout débat et de passer à un autre sujet. De même, toutes les résolutions et tous les avis votés en séance plénière sans que le point en question figure dans l’ordre du jour sont nuls.

La construction de l’ordre du jour est un enjeu à part entière.

Il est important de veiller à ne pas surcharger l’ordre du jour. Multiplier les points à aborder n’est pas gage d’efficacité, bien au contraire, car cela va donner la possibilité au président de limiter le temps consacré à chaque point, peut-être en accordant le plus de temps aux points les moins importants à ses yeux. Mieux vaut reporter l’examen de certains sujets à une réunion ultérieure plutôt que de voir trop de points traités dans une même réunion en bâclant leur examen.

Par ailleurs, il est difficile de conserver son attention et d’être réactif à 100 % quand une vingtaine de questions sont abordées. Pour autant, seuls les points inscrits à l’ordre du jour sont tenus d’être abordés en réunion. Cela n’est jamais dans l’intérêt des élus de délibérer valablement sur une question non inscrite à l’ordre du jour pour laquelle ils n’ont pas pu y réfléchir avant, voire consulter les salariés.

Rédaction précise de l’ordre du jour

Même s’il n’y a ni forme obligatoire ni contenu type à un ordre du jour, il doit être rédigé en termes clairs et précis de sorte que les membres du comité soient réellement informés des questions qui seront abordées en séance, qu’ils puissent se préparer à intervenir utilement et à se prononcer en toute connaissance de cause. Le président du comité pourrait prendre le prétexte d’une question trop vague ou mal formulée pour ne pas y répondre ou répondre à côté et ainsi gagner du temps.

Cas de figure de formulation

Dans le cadre d’une consultation de l’instance, il est possible de découper le processus en plusieurs étapes, l’intitulé de l’ordre du jour changeant chaque fois que le comité estime qu’on peut passer à l’étape suivante (ce qui nécessite de s’accorder sur ce point à la fin de la réunion précédente) : « Première information sur X en vue de la consultation du comité » puis : « Questions du comité et compléments d’information sur X en vue de la consultation du comité » puis : « Présentation des observations du comité et débat sur X » puis : « Suite donnée aux observations du comité et débat sur X » et enfin : « Vote de l’avis du comité sur X ».

La qualité même de la rédaction de l’ordre du jour ne doit pas être prise à la légère car le texte doit être compris par tous les participants à la réunion à venir, mais aussi par l’agent de contrôle de l’inspection du travail ou les juges en cas d’éventuel contentieux entre comité et employeur ou salarié et employeur.

Les RIC

Ces réclamations individuelles et collectives sont des questions transmises par les collaborateurs sur l’application de la loi, de la convention collective ou des accords d’entreprise.

Pour la présentation des réclamations des salariés, entrant dans le champ de compétences du CSE, ces réclamations peuvent être mentionnées dans un registre mis en place dans l’entreprise et l’ordre du jour renvoie seulement à la lecture de ce registre.

Se pose ici la question de la place de l’inscription des réclamations dans l’ordre du jour.

Dans la pratique, il a été convenu entre un CSE pour lequel je gère la rédaction des PV et les Affaires Sociales que ces RIC doivent être transmises par les élus 48 heures avant la tenue de la réunion. La Direction y répond en séance. La question et sa réponse sont actées au PV. La Direction envoie les réponses écrites dans un délai de 6 jours suivant la réunion.

Les questions diverses

Il est d’usage dans certains comités de prévoir d’office dans les ordres du jour une rubrique « questions diverses ». Cette rubrique n’est pas obligatoire. Le but est de permettre aux élus de traiter des questions qui n’auraient pas pu être inscrites à temps à l’ordre du jour.

Sous cette rubrique, impossible que l’employeur soumette des questions dans l’urgence alors qu’elles requièrent l’examen de documents préalables, ou qu’à l’occasion d’une question diverse le président du comité demande l’avis du comité. De même, le président du comité peut refuser de répondre à toute question posée par les élus dans cette rubrique et, s’il répond, le contenu de sa réponse ne peut pas servir d’appui à une action en justice menée contre l’employeur.

Établissement conjoint de l’ordre du jour

Lors de la préparation de l’ordre du jour, le secrétaire doit rédiger un projet. Projet dont la présentation va refléter celle de l’ordre du jour définitif.

C’est bien le secrétaire du comité social et économique (CSE) qui est seul décisionnaire du contenu de l’ordre du jour, conjointement avec le président du comité.

Il relève d’une négociation entre le président et le secrétaire sur chaque point à inscrire à l’ordre du jour.

Vérifiez que l’ordre du jour commence par l’adoption du procès-verbal de la précédente réunion.

Une fois établi, il n’est normalement plus possible de modifier quoi que ce soit dans l’ordre du jour, ni la formulation des questions, ni l’ordre de présentation.

Donc le secrétaire doit mentionner les points les plus importants sur le début du projet d’ordre du jour et défendre leur inscription au début de l’ordre du jour définitif.

L’envoi de l’ordre du jour

Il appartient à l’employeur de transmettre l’ordre du jour à chaque membre du CSE ainsi qu’aux personnes invitées. Il doit être systématiquement adressé à l’inspection du travail et aux services de prévention de la CARSAT.

Le secrétaire n’a aucun rôle particulier à jouer en la matière, si ce n’est de vérifier que l’employeur respecte bien son obligation, notamment auprès des élus suppléants.

Les bénéficiaires de l’ordre du jour doivent en avoir connaissance au plus tard 3 jours avant la réunion. Ce délai est de 8 jours pour les réunions du CSE central.

À retenir

L’employeur ne peut pas changer le contenu de l’ordre du jour au-delà du délai légal limite pour sa transmission ou bien du délai négocié dans l’entreprise. Mais les élus, eux, peuvent proposer par le biais du secrétaire de nouveaux points jusqu’à la date de la réunion, sans tenir compte du délai d’envoi de l’ordre du jour. Le président ne peut pas refuser que ces points soient abordés lors de la réunion plénière.