Le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris et région parisienne, Grand Ouest), j’assiste aux réunions des instances représentatives du personnel ou de tout autre débat pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus, quand le type de manifestation le requiert.

Une présence sur site a pour objet d’ajouter des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), de faire ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin…).

Pour autant, la prestation peut se dérouler à distance. Certaines manifestations bénéficient d’un modérateur de réunion qui va animer les débats, gérer les prises de parole et dénommer les intervenants. De ce fait, je peux également travailler sur la seule base des enregistrements audio et des documents fournis (présentations PowerPoint).

Il est donc possible de rédiger le compte rendu d’une réunion sans y assister physiquement.

Au-delà de l’enregistrement audio de votre réunion, ainsi que d’une liste des présents et de l’ordre du jour, les présentations discutées pendant la réunion peuvent également aider à la rédaction.

Si les participants à votre réunion ne s’identifient pas lorsqu’ils prennent la parole, et si je n’y parviens pas non plus au moment de l’écoute, le minutage correspondant à cette intervention est précisé dans le compte rendu. Cette indication vous permettra ensuite de retrouver facilement le passage en question sur l’enregistrement pour l’attribuer correctement. Comme le reste sera entièrement rédigé, vous n’aurez donc que de minimes corrections à apporter à votre procès-verbal pour qu’il soit prêt à être validé !

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